Bakgrund
Apotekens Service ska tillhandahålla ett nationellt produkt- och artikelregister för läkemedel, samt förbrukningsartiklar och livsmedel inom förmånen på den omreglerade apoteksmarknaden. Detta register går under benämningen VARA. VARA ska bl a distribueras till apoteksaktörer och på sikt även till vården via (JACA) SIL.
Införandet av VARA2 den 4 oktober 2010 innebär att ett nytt grunddatasystem införs på Apotekens Service. Detta påverkar både interna och externa system.
VARA2 som register har varit i produktion (i bakgrunden) sedan i april 2010. Fram till omläggningen fortskrider arbetet med att säkerställa kvaliteten i VARA2. Detta sker bl a genom att jämföra med befintligt produkt- och artikelregister (VARA1), samt korrigera felaktig information direkt hos källägarna (NPL, LV, TLV, etc.). På så sätt säkerställs hög kvalitet redan innan omläggningen.
Intressenter - vem omfattas
Samtliga systemleverantörer av receptexpeditionsstöd och deras apoteksaktörer påverkas i mindre eller större omfattning av omläggningen till VARA2 som master.
Arbetsuppgifter och ansvar
Apotekens Service kommunicerar de förändringar som VARA2 innebär med alla inblandade parter: systemleverantörer, apoteksaktörer och vårdaktörer. Detta sker genom dokumentation med frågor och svar, aktörsmöten, systemleverantörsmöten. Apotekens Service planerar även gemensamma generalrepetitioner tillsammans med respektive systemleverantör för att säkra omläggningen. I övrigt sker löpande arbete med att säkra VARA2 inför omläggningen.
Systemleverantörer behöver säkerställa att deras respektive receptexpeditionsstöd kan hantera de förändringar av innehåll som finns i VARA2. I arbetet ingår att analysera konsekvenserna som omläggningen får för respektive receptexpeditionssystem och eventuell påverkan på apoteksaktören. Systemleverantören behöver ta ansvar för utformning av planer med sina kunder avseende eventuell utveckling, test, migrering och utrullning.
Apoteksaktörerna utformar och realiserar planerad omläggning tillsammans med systemleverantörerna. Varje apoteksaktör ansvarar för att formulera och planera för egna reservrutiner vid eventuella händelser under pågående omläggning till VARA2.
Tidsaxel
Bild: Tidsaxel över insatser inför VARA-omläggning.
Vad ska göras under omläggningen?
Omläggningen sker 4 oktober med start någon gång under kvällen. Produktionssystemen stängs ner vid tiden för omläggningen och omkoppling sker från VARA1 till VARA2.
Apotekens Service lägger internt om samtliga register att använda VARA2 som produkt- och artikelregister. Apotekens Service agerar sammanhållande gällande driftsättning hos respektive intern och extern part (planering, exekvering, statusrapportering).
Systemleverantörerna ansvarar för att lägga om sina receptexpeditionsstödssystem hos respektive apoteksaktör att importera information från VARA2 istället för VARA1. Rapporteringen av framdrift görs till Apotekens Service. Beroende på systemlösningen ser ut för att hantera VARA2 så kopplas expeditionssystemen om vid tidpunkten för omläggningen från att hantera VARA1 till att hantera VARA2.
Apoteksaktörerna ansvarar för att ta emot och verifiera att driftsättningen gått enligt plan. Tillsammans med systemleverantörerna kommer expeditionssystemen att stängas och uppdateras under omläggning. Detta planeras så att påverkan på t ex öppettider minimeras i möjligaste mån. Varje apoteksaktör ansvarar för egna reservrutiner vid eventuella händelser under omställningen till VARA2.
Befintliga recept, receptexpedieringar, läkemedelsförteckningar m.m. kommer inte att påverkas eftersom samma produkt/artiklar som finns i dagens VARA1 också finns i VARA2. VARA-exportfilen som skickas efter uppstart av systemen kommer dock att innehålla fler artiklar eftersom den kommer att baseras på VARA2.
Vad görs efter omläggningen?
Apotekens Service kommer särskilt att bevaka produkt- och artikelinformation som används vid expeditioner baseras på VARA2.
Systemleverantörer kommer att fortsätt med den dagliga importen av VARA-information. Eventuella fel som kan relateras till omläggningen till VARA2 rapporteras omgående till Apotekens Service.
Apoteksaktörerna kommer att hjälpa sin personal i enlighet med befintliga supportrutiner och hantera problem enligt gängse process.
Kommunikation och risker
Apotekens Service kommunicerar och informerar systemleverantörer och apoteksaktörer kontinuerligt genom ett antal kanaler.
- dokumentation med frågor och svar
- enskilda systemleverantörsmöten
- enskilda aktörsmöten
- möten med Apoteksföreningen
- information på Apotekens Services webbplats
- i samband med releaseinformation
Apotekens Service hanterar risker genom att kontinuerligt säkerställa kvaliteten i all information relaterad till omställningen. Dessutom genomförs genrep och tester både internt och direkt med systemleverantörerna som kompletteras med regelbundna möten och avstämningar med alla berörda parter.
Systemleverantörer ansvarar för att gentemot sina apoteksaktörer beskriva detaljerad påverkan och konsekvenser vid övergången till VARA2. Respektive leverantör ansvarar för att arbeta med risker relevanta för de konsekvenser som identifieras för respektive expeditionssystem och apoteksaktör.
Apoteksaktörer ansvar för att ta fram och arbeta med risker relevanta för de konsekvenser som identifierats hos dem. Detta kan innefatta t ex eventuell utrullning av systemuppdatering, utbildning av personal, reservrutiner m.m.
Frågor och svar
Vad är VARA?
VARA är ett nytt nationellt produkt- och artikelregister för läkemedel och förbrukningsartiklar samt livsmedel inom förmånen. VARA1 används av de apoteksaktörer som inte använder ATS. Apoteket AB ansvarar för att sammanställa informationen i ACA som idag är master. Apotekens Service konverterar därefter informationen till ett VARA format. Apotekens Service ansvarar för att sammanställa informationen i VARA2 som blir master den 4 oktober. VARA2 kommer att användas av samtliga apoteksaktörer.
Vem tillhandahåller VARA?
Apotekens Service ansvarar för att tillhandahålla VARA.
Vad innebär det att VARA2 blir master?
Apotekens Service tar över ansvaret från Apoteket AB för sammanställning och kvalitetssäkring av produkt- och artikelinformation från olika källor, samt ansvarar för hantering av handelsvaror och för att sprida informationen vidare till apoteksaktörer, statistikintressenter och på sikt även till vårdaktörer (via SIL).
När blir VARA2 master?
VARA2 blir master i samband med Apotekens Services release den 4 oktober 2010. Den första exportfilen från VARA2 kommer att levereras den 5 oktober 2010.
Vilka intressenter påverkas av övergången till VARA2?
De intressenter som påverkas av VARA är apoteks- och vårdaktörer, systemleverantörer (Receptexpedition och Journalsystem), SIL samt olika statistikintressenter. De intressenter som påverkar VARA, det vill säga som är källägare till informationen i VARA är TLV, LV, LIF, leverantörer av handelsvaror inom förmånen, samt APL-produkter.
Påverkar övergången till VARA2 alla apoteksaktörer samtidigt?
Ja, anledningen till detta är att centrala system som t.ex. Receptregistret (RR) måste kopplas till antingen VARA1 eller VARA2, och expedierande system som är kopplade till RR måste vara kopplade till samma produkt- och artikelregister som RR.
Kontakt och aktuell information
Aktuell information inför omställningen den 4 oktober kommer löpande publiceras på Apotekens Services webbplats. För frågor kontakta servicedesk@apotekensservice.se, alternativt ring till 0771-76 62 00.